På denne siden vil presidenten jevnlig henvende seg til medlemmene med informasjon, tanker og planer.

Hei alle, her har dere et notat vi i det nye styret sa vi vil legge til grunn for arbeidet i tiden fremover:

ARBEIDET FREMOVER:

MEDLEMMER -PROBLEMBESKRIVELSE:
Klubben har i løpet av de siste to år mer enn halvert medlemsantallet – ned fra ca. 120 til rundt 50 helårsmedlemmer høsten 2017. Det har vært en positiv tilvekst i januar.
Nedgangen skyldes ifølge klubbens tidligere ledelse i hovedsak klubbens alderssammensetning med naturlig avgang og sykdom.
En annen årsak antas å være endret feriemønster, der det er langt færre som følger trekkfuglene og tar seks måneders vinterferie på Tenerife. Yngre mennesker synes å ha endrete ferievaner. Hyppigere turer av mindre varighet med variasjon av reisemål. Rimeligere flybilletter gjør det rimelig å reise flere ganger i løpet av en sesong. Følgelig er det vanskeligere å få tilskudd av nye typisk «trekkfugl-medlemmer». Det synes som om klubben i større grad må henvende seg til fastboende. Noe det nye styrets sammensetning også tyder på.
KLUBBENS VIRKSOMHET
TREKKFUGLENE
Virksomheten har i all hovedsak vært basert på «trekkfuglenes» behov for sosiale aktiviteter og innslag av service for turister med besøk i Puerto av kortere varighet. Det er utviklet et flott program for dette behovet – med klubbens lokaler som hovedbase – konsentrert til trekkfuglenes besøkstid fra medio oktober til medio april. Det er ingen grunn til å tro at dette tilbudet er årsak til medlemssvikt blant trekkfugler som kjenner klubben, men man skal være åpne for justeringer/korreksjon. Problemet som kan oppstå her er at det ikke er tilstrekkelig deltakelse for gjennomføring
FASTBOENDE
Klubben har i dag svært få fastboende medlemmer. Dette skyldes selvsagt at de normalt er mere integrert i samfunnet, og har sosiale fora og venner mer på linje med det «trekkfuglene» har i sine hjemland. Problemet er at fastboende ikke er en homogen gruppe. Det er både turister, pensjonister og yrkesaktive.
Det bør være en klar målsetning å øke innslaget av fastboende, da tilgang til den kunnskapen disse har til samfunnet her vil være til glede og nytte for turister med kortere eller lengre opphold her.
Dette vil også være i tråd med klubbens vedtekter/stadgarder, da dagens virksomhet med konsentrasjon om trekkfuglene kan sees på som en nokså snever tolkning av disse
Kort sagt er formålet:
Klubben er til for innbyggere fra de nordiske land, og andre som taler nordisk språk eller har gode relasjoner til de nordiske landene på en annen måte.
Formålet er å formidle kontakt og skape et bra fellesskap mellom medlemmene og lokalbefolkningen – og informere om vertslandets historie, kultur og tradisjoner.
Klubbens virksomhetsområde er provinsen Santa cruz de Tenerife – som innebærer Tenerif, Gomera og Las Palmas. Klubben har sitt sete i klubblokalene i Puerto.
En vid formålsparagraf, som også kan gi grunnlag for aktiviteter som kan understøtte det positive som finner sted i dag.
MULIGE TILTAK
INFORMASJON/MARKEDSFØRING
Informasjon til nåværende og tidligere medlemmer – som av en eller annen grunn har droppet ut. Vise menn har sagt at «Mangel på informasjon fylles av et tomrom der usikkerhet, angst og mistenksomhet får fritt spillerom».
Klubbens websider har fått et skikkelig løft de siste to årene. Mulige forbedringspotensialer er:
– Mindre internt. Når f.eks. programposter omtales snakkes det bare om fornavn på klubbmedlemmer. En liten presentasjon av dem som har ansvar for programmer vil være enkelt og interessant for dem utenfor kjernegruppen
– Mere informasjon. Hvorfor ikke legge ut vedtekter, årsmelding, referat fra styremøter og praktisk informasjon.
– En facebook gruppe for løpende oppdatering og informasjon om aktiviteter bør vurderes i tillegg til dagens webside. Websiden er best for generell informasjon, da favcebookgrupper endrer innhold hele tiden.
– Ifølge vedtektene skal klubben informere om vertslandets kultur, historie og tradisjoner – dette behøver ikke være begrenset til deltakere på møter eller organiserte utflukter med slike emner.
– Samarbeide med andre facebookgrupper – rettet mot skandinaver på Tenerife -kan være en viktig måte å nå nye medlemmer på.
– Styrket kontakt med konsulater for å få hjelp til å informere nordiske innbyggere, som oppholder seg på Tenerife over lengre tid, om klubbens eksistens og aktiviteter.
– Bruke E-postlister og sende ut medlemsbrev for markedsføring av aktiviteter som også kan legges ut på facebook og klubbens programsider.
– Vurdere mulighet for elektronisk påmelding ti middag(og aktiviteter) – etter at møtedeltakere mandagen har brukt fortrinnsrett på klubbmøtet. Videre mulighet for kontingentinnbetaling direkte til bank etter utsendt faktura på epost.

ATIVITETER
Skal klubben tiltrekke seg medlemmer utenfor Puerto-trekkfuglene må det være nytte for dem ut over det som skjer i klubblokalene. Her bår det en god tankedugnad til, slik at klubben kan utvikle sitt tilbud.
Et spørsmål – som må avklares er hvilke forventninger fastboende vil ha til klubben, for at de skal være interessert i medlemskap. Det kan godt være at de kan ønske seg organisering av aktiviteter som også andre medlemsgrupper vil ha interesse av. De vil neppe være like regelmessige brukere av klubben som hovedkjernen. Men, interessante og nyttige programposter, ekskursjoner, fotturer, sjakk, tennis og golf kan være stikkord for en dialog. Nordisk Golfturnering??? Nordisk mesterskap i Boule, Sjakkturnering???Tennisturnering??? Jeg er overbevist om at jazzkveldene kan hente interesserte. Kanskje også Filmkvelder med spesielle filmer? Her må bare baller kastes i luften………………………..
En fastboende sa: Vi er mange eldre som ikke liker så godt å gå alene i bygater sent på kveld. F.eks. i Santa Cruz – der det er mange flott konserter. Hva med en organisering slik at flere som vil på en konsert kan møtes og ha felles transport?
Våren bør brukes til en god gjennomgang, og alle medlemmer – og potensielle medlemmer oppfordres til å komme med innspill.

ORGANISERING AV KLUBBARBEID
Tidligere har styremedlemmer beklaget seg over stort arbeidspress og følt et «krav» om tilstedeværelse på alle møter.
Styret bør vurdere hvordan oppgaver kan delegeres. Det ut fra to forhold: Press på – og avhengighet av styremedlemmer som kan være uheldig. Motivasjon for andre medlemmer ved å bli tatt med et arbeid og et sosialt samvær der man lærer hverandre å kjenne.
I dag har klubben aktivitetsansvarlige for bar, bibliotek, bridge, boule, jazz, utflukter og vanngymnastikk. De gjør en flott jobb. Vi skal kanskje samle disse i en aktivitetskomite som kan komme med forslag til aktivitetsprogram og budsjett for aktiviteter. Aktivitetsansvarlige bør også kunne organisere systemer for økonomihåndtering på en måte som tilfredsstiller revisorer og styret.
Det er selvsagt ønskelig at flest mulig, også fra styret, har glede av å være til stede på flest mulig møter. Hittil har styret ivaretatt alle vertskapsfunksjoner og økonomifunksjoner på møter.
President eller visepresident bør være til stede, det lages en vaktliste der det er to fra styret til stede – kan vaktperson ikke møte avtaler vedkommende med erstatter.
Kan styrets medlemmer avlastes fra pliktoppgaver på møter?
Man kan spørre baren om å overta Salg av medlemsskap på møtedager. Den har allerede en viktig økonomifunksjon, så de er kanskje villige til å motta medlemsskjema, kontingent og gi kvittering. Og ønske nye medlemmer velkommen med en gratis velkomstdrink (som trekkes fra kontngentinnbetaingen)?
Erfaring fra andre foreninger viser at det kan være en ide å lage en «kameratskapskomite» med f.eks. visepresidenten fra styret, barsjef, kjøkkensjef og en klubbvert (person som kan ivareta en vertsskapsrolle med spesielt ansvar for å få nye medlemmer til å finne seg til rette – og som også kan gi styret nøytral feedback). Komiteen foreslår overfor styret program og budsjett for gjennomføring av sosiale arrangementer med utvidet program (bespisning, middager, hagefester og grillfester mm) og har ansvar gjennomføring og avlegging av revisorgodkjent regnskap.
Skal det etableres en liten komite med sekretær fra styret og et par andre som kan påta seg oppgaver med informasjon, web, facebook og medlemsverving?
Til alle komitemøter sendes innkalling til president – slik at styret er orientert og kan være tilstede. Etter møter lages referat som sendes styret ved presidenten.
KLUBBREGLER:
Det var vært enkelte episoder der klubbmedlemmer har følt at klubbens etterleving av for medlemmer kjente – og ukjente – regler har vært en lite hyggelig opplevelse.
Et hovedmål for alle regler – hele klubben, – og styret er å være lydhør overfor medlemmer. At klubben fungerer som en romslig, trivelig og sosial møteplass er overordnet.
Uten å gå i detalj om regler, så kan det for enkelte situasjoner være nyttig å ha regler som kan håndheves når det oppstår behov for dem. Det skal imidlertid utvises smidighet og toleranse så sant det er mulig – og toleransen ikke forstyrrer arrangementer. Håndhevelse av reglene er styremedlemmenes ansvar, er ingen fra styret tilstede er det arrangementsansvarlig som bestemmer om det er nødvendig å anvende regler ut fra hensikten med regelen.

22. Mars 2018

Hilsen Einar Spang
President