REFERAT FRA STYREMØTE I CLUB ESCANDINAVO

Dato 19.11.2018 Klokken 15 i Klubbens lokaler.

Til stede var: Einar Spang, Per Persson, Kurt Östberg, Liisa Östberg, Else-Maj Johansson, Finn Kaare og Hilgunn Pedersen (sekretærhjelper)

Saksliste:

Referater

  • – Økonomi
  • – Status nytt elektrisk.
  • – Påmelding og drift av aktiviteter

1. EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE

Saken har vært på høring hos styret – grunnet behov for kunngjøring senest 15.11.
da det ikke fremkom innvendinger er redigert bakgrunn sendt ut.

BAKGRUNN

Etter at siste årsmøte ikke klarte å velge valgkomite har styret vedtatt å avholde en ekstraordinær generalforsamling for å velge ny valgkomite. Siden det av den grunn holdes ekstraordinær generalforsamling er det naturlig å bruke anledningen til å velge ny visepresident, etter at Birgitta Karlsson har trukket seg av helsemessige grunner etter et halvt års funksjon. Styret ønsker også å starte et arbeide med revidering av stadgarne/vedtektene.

For å holde på prinsippet om at medlemmer i valgkomiteer ikke skal ha andre verv i foreningen er det nærliggende å velge en løsning der styret oppnevner tre personer – som ikke innehar andre verv – til å fremme forslag på:

1. Valg av valberedning/valgkomité – 3 medlemmar plus suppleant/varamedlem.

For å vurdere revidering av stadgarne, kan en løsning være et utvalg med presidenten supplert av to ikke styremedlemmer – ett medlem fra den svenske delen av medlemmene og ett medlem fra den norske delen av medlemmene. Utvalget blir bedt om å fremlegge en anbefaling som fremmes gjennom styret til det ordinære årsmøtet. Dette for at synspunkter utenfor det sittende styret skal kunne komme frem.

Det ekstraordinære årsmøte avholdes etter følgende dagsorden:

1. Mötet öppnas av presidenten.

2. Stadgeenlig utlysning av mötet.(Godkjennelse av innkalling)

3. Föredragningslistans godkännande. (Godkjennelse av dagsorden)

4. Val av mötesordförande och sekreterare. (Møtet velger ordstyrer og sekretær)

5. Val av två justeringsmän/stemmetellere, tillika rösträknare/stemmetellere.

6. Sammanräkning av antalet närvarande. (registrering av stemmeberettigede)

7. Val av valberedning/valkomite med tre medlemmer plus suppleant

8. Eventuelt oppnevning utvalg for å vurdere stadgarne/vedtektene bestående

av president og ett norsk medlem og ett svensk medlem som ikke sitter i styret.

9 . Møtet avsluttes av presidenten.

VEDTAK:

For å sikre representasjon fra ett eldre svensk medlem, ett eldre norsk medlem og et nytt medlem, ber Styret Hilgunn Pedersen, Margareta Korhonen og Gro Nilsen om å utgjøre en valgkomite som fremmer forslag til ekstraordinær generalforsamling på ny valgkomite, visepresident og en nordmann og en svenske som sammen med presidenten har til oppgave å vurdere revisjon av vedtektene/stadgarene.

2. PROGRAM

Boulemesterskap og påfølgende grillfest 17.11 utgikk/er utsatt på ubestemt tid.

Det er ikke utarbeidet program for 2019. Det er nedsatt en programkomite.

VEDTAK:

Programkomiteen ved Per Persson bes om å utarbeide et forslag til program innen styremøtet i desember. Enstemmig.

3. SAK Nils Malmkvists revisoranmerkninger som er sendt ut alle medlemmer på E-postlisten.

Det vises til E-post som vedlegges protokollen.

Siden Nils påberoper seg anførsler som revisoranmerkninger har presidenten gitt følgende redegjørelse:

I norsk foreningspraksis skilles det ikke mellom ekstra – og ekstraordinært. Alt som ikke er ordinært er i prinsippet ekstraordinært – og innkalt for å drøfte kun de saker som er oppført. Vi kan gjerne presisere at vi følger reglene i stadgarenes paragraf 5 for det som der kalles Extra årsmøte – som på norsk er en ekstraordinær generalforsamling…..

Forhåpentlig blir det ikke nødvendig å bruke hastealternativet – med 48 timers frist – som etter min oppfatning ikke kan brukes uten at det har vært innkalt etter paragraf 5 – men med for lite fremmøte til å kunne fatte vedtak…

Av styrets vedtak 15. og 29. oktober, som er tilgjengelig på klubbens webside, fremgår det klart at det er styret som har besluttet innkalling, noe som også fremgår av utsendt sakspapir/innkalling.

I norsk foreningspraksis er det presidentens oppgave å iverksette og gjennomføre styrets beslutninger på vegne av styret.

Til valg av visepresident.: Når du leser styrereferat hadde jeg lagt frem sak med to alternativer – første alternativ at en innen styret påtok seg oppgave i påvente av ordinær generalforsamling – alternativ to å bruke det extra årsmøte som må avholdes for valgkomite for å velge en ny – som trer inn i den valgperioden Birgitta hadde – av hensyn til kontinuitet.

Ingen i styret ville påta seg oppgaven, og styret vedtok derfor alternativ to. For meg er det helt uholdbart å ikke ha en visepresident som kan avlaste, spesielt siden flere andre valgte styremedlemmer/varamedlemmer også er permittert grunnet helseproblemer. Situasjonen har vært slik siden i sommer – og det er over to måneder igjen til ordinært årsmøte. Jeg har faktisk planer om å besøke min mor i Norge før den tid. Jeg mener det er naturlig at et extra årsmøte kan foreta suppleringsvalg. I stadgarne er det ikke satt noen begrensning for hva et extra årsmøte kan behandle.

Når det gjelder arbeid med revisjon – vurdering av behov for endringer – av stadgarne – så er det en skjønnsmessig sak hvordan arbeidet legges opp. Det er ingen bestemmelser i stadgarer om forarbeider. For den saks skyld kan et enkelt medlem fremme slike forslag. Styret har valgt en løsning der man ønsker best mulig medlemsmedvirkning i prosessen, og siden vi skal ha et extra årsmøte så inviteres dette til å oppnevne deltakere til et forarbeid. Denne løsningen gjør at vi kan rekke første ordinære årsmøte – og kan dermed få eventuelle endringer gjeldende fra mars 2020. Ønsker det Extra årsmøtet ikke å bidra med slikt valg – kan det vedta å ikke velge noen.

At et styremedlem ikke har klart for seg hva eventuelt skal endres er nokså naturlig siden prosessen ikke er startet. En av bakgrunnene er bankenes innskjerpede krav til kontroll av signatur for å ta penger ut av konto. I år brukte vi en måned på prosessen med å få overført signatur fra Ilse og Øystein til Kurre og meg. Alt skal godkjennes av jurister i Madrid. Men grunnet stadgarene gis signaturen kun gyldighet for minste valgperioden – når presidenten velges for ett år – må prosessen gjentas hvert år. I tillegg kan vi ikke bruke elektronisk bank – da det må to signaturer til. Så når kasserer eller president ikke er tilstede samtidig kan klubben ikke betale regninger……Det skjer endringer rundt oss, og vi ønsker å se om vi kan forenkle ting i tråd med endringene. Så skal to årsmøter være enige om eventuelle forslag til endringer skal tre i kraft.

Etter at saken var gjennomgått gjorde Else May oppmerksom på at hun som varamedlem ønsker å tre inn som visepresident i gjenværende periode til Birgitta. Else May har samme valgperiode som valgt varamedlem – frem til årsmøtet i 2020.. Presidenten beskrev arbeidsoppgaver og forventninger til en visepresident, og Else May forsikret om at hun var innforstått med det, og at hun nå følte seg frisk og rask nok til å kunne påta seg oppgavene, og at det ikke er behov for suppleringsvalg.

VEDTAK:

Styret slutter seg til presidentens redegjørelse til Nils Malmkvist og vil i tråd med denne presisere at møtet følger regler for Extra årsmøte i henhold til stadgarene.

Else May Johansson tiltrer som visepresident i resterende valgperiode til Birgitta. Dermed faller behov for suppleringsvalg av visepresident på Exstra årsmøte bort.

Alle vedtak var enstemmige.

Møtet hevet kl 1550.

Hilgunn Pedersen

(sekretærmedhjelper)