Referat fra styremøte 7.01.2019

Dag: Mandag 7. Januar 2019 klokken 14.00 i klubbens lokaler.

Tilstede var: Einar Spang, Per Persson, Kurt Østby, Liisa Østby, Anders Forsberg og Else May Johansson

Presidenten hadde bedt valgkomiteen komme til møtet for å kunne få en gjennomgang med tanke på kommende årsmøte. Tilstede fra valgkomiteen var Hilgunn Pedersen, Margareta Kohonen, og Gro Nilsen.

SAKSLISTE:

SAK 1 ÅRSMØTE 31. JANUAR.

Årsberetning/verksamhetsberettelse:
Presidenten har utsendt forslag til årsberetning/verksamhetsberettelse.
I denne blir valgsituasjonen etter forrige årsmøte gjennomgått, og det foreslås at det på årets årsmøte til styret velges: President for ett år, visepresident for to år, styremedlem for to år og ett nytt varamedlem for to år. Dette ansees som valgkomiteens anliggende, og legges derfor frem for dem før tekst i årsberetning godtas.

I tillegg til utsendt utkast er det inntatt tall for antall styremøter (11) for det sittende styret og torsdagsmiddager i 2018 (24)mandagsåpen klubb i 2018 (50) jazz i 1717 i 2018 (5) og 60 talls musikk i 2018 (6), samt takk til Erik Meyn.

VEDTAK:

Spørsmål vedrørende valg ble drøftet med valgkomiteen, som sa seg enig med teksten i punktet som omhandler dette i forslag til årsberetning.

Forslaget til årsberetning/verksamhetsberettelse godkjennes. Kasserer legger inn supplerende tall for regnskap og medlemsutvikling i sin redgjørelse overfor årsmøtet. Endring etter den dato orienteres om på årsmøtet. Det ble videre vedtatt å legge inn et punkt om at styret vil arbeide med et tredje medlemsalternativ – støttemedlemskap – for tidligere medlemmer/andre som ikke kan være aktive deltakere i klubben. Dette bør innarbeides som mulighet i vedtektene.

SAK 2. REGNSKAP.

Kasserer er bedt om å redegjøre for regnskap og medlemsutvikling.

VEDTAK:

Kasserers redegjørelse tas til orientering, og i tråd med redegjørelse i årsberetning om prinsipp om at medlemsavgift skal dekke kostnader med klubbens lokaler, legges det på generalforsamling frem en spesifisering av kostnader og rimelig ansett vedlikeholdsavsetning for klubbeiendommen, med tanke på å kunne kalkulere en medlemsavgift som dekker denne kostnaden. Dette skal ikke vedtas på årsmøtet, men gis som orientering.

SAK 3 SPONSORER

Arbeidet med sponsorer er kommet litt i bakgrunn grunnet andre presserende oppgaver høsten 2018 – blant annet nytt elektrisk anlegg, og mangel på gode postadresser til potensielle sponsorer. Et henvendelsesbrev er utarbeidet, og noe epostadresser er klar. Det ansees som naturlig at Denne saken videreføres av et nytt styre som kan følge opp henvendelsene.

VEDTAK:

Arbeid med sponsorvirksomhet overlates til nytt styret som trer i funksjon fra 1. Februar.

SAK 4 INFORMASJON/KLUBBENS WEB

Egil har gitt uttrykk for at det vil være fint om noen kan sette seg ned sammen med ham for å se på en videre utvikling av klubbens web.

VEDTAK:

Utvikling av en god web innebærer behov for kompetanse på innhold, design og teknologi. Styret ber derfor om at Einar, Kurre, Egil og Bjørn avholder et møte mandag 14. Januar klokken 15 i klubbens lokaler for å utarbeide en nærmere plan for arbeidet.

SAK 5 NY MATRIKKEL

Kasserer og president har planlagt en dugnad for å få laget en matrikkel som kan være klar til årsmøtet. Vi mangler en del bilder. Disse kan bli tatt på de kommende møter. I den grad det mangler bilder kan vi se hva Bjørn har i arkiv – eventuelt profilbilder på Facebook. Til dette vil det være rimelig å orientere/be om tillatelse gjennom Klubbnytt.

VEDTAK:

Styret ber medlemmer gjennom Klubbnytt om tillatelse til å forsøke å hente bilder fra arkiver eller profiler på nett – der vi ikke har bilder. Medlemmer kan selvsagt reservere seg.

SAK 6 SAMTALE OM GJENNOMFØRING AV ÅRSMØTE.

Styret diskuterte gjennomføring av årets generalforsamling med valgkomiteen. Presidenten informerte om at han ville foreslå Gro Nilsen som ordstyrer og Hilgunn Pedersen til referent.
De foreslåtte er villige til å påta seg oppgavene.

Alle vedtak var enstemmige.

Einar Spang Else May Johansson Liisa Østberg

Per Persson Kurt Østberg Anders Forsberg