REFERAT FRA STYREMØTE 15.10.2018
Tilstede var Per Persson, Einar Spang, Liisa Østberg, Kut Østberg, Birgitta Karlson. Anders Forsberg og Else May Johanson.
Presidenten hadde sendt ut innkalling med sakspapirer.
- OPPDATERINGER:
- Hilgunn Pedersen har sagt seg villig til å bistå Per Persson med sekretærarbeidet.
- Else May er sykepermittert fra aktiv innsats.
- Sune er sykepermittert fra aktiv innsats
- Birgitta er sykepermittert fra aktiv innsats
VEDTAK:
Oppdateringer tas til etterretning
SAK 6: RAPORT OM SOMMERAKTIVITET:
Klubben har i tråd med styrets vedtak gjennomført boule og åpen bar og bibliotek i hele sommerhalvåret. Fremmøtet har ligget mellom 10 og 15 personer – med ca. halvparten fastboende og den andre halvparten medlemmer på ferieturer om sommeren.
Etter svært vellykkede markeringer av 17. mai og Flaggans Dag – med over 30 deltakere på begge arrangementer konkluderte en selvnedsatt arbeidsgruppe med Einar, Kolle, Bjørn og Birgitta med at sommerboule med etterpåfølgende grillede pølser med tilbehør var en godt mottatt resept. Den er fulgt gjennom sommeren. Birgitta takkes for en kjempejobb inntil hun av helsemessige årsaker måtte ta en pause. Margareta, Gro og Monica stilte opp og avsluttet sesongen på en flott måte.
Det økonomiske resultat – etter solid sponsorinnsats på innkjøpssiden fra Bjørn, Einar, Barbro, Lasse, Monica og Kolle, Else May og Margareta – har gitt en netto til klubben på ca. 1000 euro. Ca. halvparten gitt av sponsorer – resten betalt av medlemmer for mat og drikke. Tilstedeværende styremedlemmer og sponsorer besluttet at sommerdeltakere på siste sommermandag fikk gratis bevertning – der overskudd på boulekassen kjøpte en kartong vin til barpris fra baren.
VEDTAK:
Styret tar orientering til etterretning, og takker sponsorer og medarbeidere for jobben i sommer. Kasserer legger frem en økonomisk gjennomgang på neste styremøte, også med tanke på erfaringer med priser for neste sommer.
SAK 7: ORGANISERING AV HØSTENS ARBEID
ØKONOMI:
KONTINGENT: Styret har vedtatt innkreving av kontingent ved sesongstart, og at kontingent holdes uendret på 40 Euro for foreningsåret fra 15. oktober 2018 til 15. oktober 2019.
VEDTAK:
Kasserer sender ut mail til medlemmer med praktisk informasjon. Medlemmer vi ikke har mailadresse til tilskrives med et hyggelig informasjonsskriv postalt.
SPONSORER:
Styret har også vedtatt å se på muligheten for sponsorinntekter. Vi har mottatt liste over potensielle fra det norske konsulatet. Styret må lage forslag til motytelser til sponsorer.
VEDTAK:
På bakgrunn av vedtektene lages det et forslag til henvendelse til sponsorer. Motytelser til sponsorer som gir et bidrag på 1000 euro som et årlig bidrag:
Kreditering i form av logo på klubbens publikasjoner under «Klubben takker våre sponsorer» xxxxxxxxxxxx *
Kasserer er ansvarlig for gjennomføring.
Ett møte i vintersesongen oppfordres sponsorer til å komme og fortelle om seg seg selv på engelsk eller skandinavisk – og opplyse om de har gode tilbud til klubbens medlemmer.
SAK 8. VALGKOMITE
Siste generalforsamling klarte ikke å få valgt valgkomite og styrevalgene gikk litt utenfor regler. Situasjonen er at Anders står for valg som styremedlem (velges for to år) og president står for valg (velges for ett år).
Sune har som valgt sekretær bedt om å unne fratre av helsemessige årsaker, og er formelt permittert. Hildegunn Pedersen har sagt seg villig til å bistå Per Persson som også er valgt som sekretær for to år.
Birgitta er valgt somvisepresident for to år.
Kurt og Liisa er et godt kassererteam, der Kurt er anmeldt som sekretær for to år.
Else May er valgt som varamedlem for 2 år.
VEDTAK:
Det sendes ut et medlemsbrev med orientering om den oppståtte situasjon, og at første torsdag i desember (6/12) avholdes ekstraordinær generalforsamling for valg av valgkomite.
Forslag til villige medlemmer bes sendt til styret innen utgangen av november.
SAK 9. DRIFT AV KLUBBEN:
Styret har tidligere vedtatt at det er viktig å engasjere medlemmer gjennom komiteer/grupper for å få dem til å føle et eierskap og samhold med klubben.
Det er nedsatt en programkomite som hittil har levert et høstprogram.
Vi har bedt Egil, Bjørn og Anders Leopold om å utvikle klubbens virksomhet på digitale medier. Et arbeid som er i gang, men som også må følges opp.
Vi ba en komite med aktivitetsledere om å evaluere og foreslå program. Foreløpig har den holdt på status Quo. Og det synes som om den må oppfriskes.
Vi har fått etablert et team som under Elis ledelse har lyst til å utvikle barkonseptet.
Klubben har gjennom første del av 2018 vært hardt rammet av at mange nøkkelspillere har vært rammet av helseproblemer. Noe som dessverre nok hører til i en klubb med høy gjennomsnittsalder og «vervvegring» – kombinert med at mange yngre ikke oppholder seg over så lang tid på Tenerife at de føler de kan fylle verv/funksjoner. Dette innebærer at belastningen på dem som er «igjen» kan bli så stor at det vil bli umulig og erstatte på grunn av arbeidsmengde. Ved siste valg var det store problemer med å fylle verv. Presidenten kalkulerer for 2018 at det i det tidligere har vært «forventet» en deltakelse fra styrets medlemmer på mandager og torsdager i vintersesong og mandager om sommeren. I tillegg til at det trengs vedlikehold og hjelp.
En pris på rundt 20 Euro uken i vinterhalvåret året, og 3 Euro for sommerboule er ikke mye i forhold til hva du får igjen – men summeres det til nærmere 1000 Euro i medlemsåret kan det lett bli en barriere for å ta verv. Det samme har vært tilfellet for baransvarlig.
Om oppgaver deles på flere vil man ikke ha følelsen av at man er bundet for mye eller påføres pliktkostnader man ikke ønsker – eller rett og slett ikke har råd til.
Klubben har fått flere gaver til bibliotek og Rastro. Sakene er tatt hånd om av Presidenten og Bjørn. I dag er Egil bibliotekar. Det synes som et behov for å styrke denne funksjonen, og kanskje se den i sammenheng med rastro. En ide kan være å få en komite/team til å a seg av rastro og biliotek.
Klubben har arrangementer som grillfest i hage og Hagefest. Det har tidligere vært antydet at en komite kan ta seg av slike arrangementer og ha koordinering mellom bar og kjøkken om restaurasjon og «fiestas».
Klubben syntes derfor å ha behov for å se på driftsorganisering. Det viktigste er å få delegert oppgaver – redusere tidsbelastning og binding. Klubben har startet med å få arbeidsgrupper, komiteer til å fungere – og det å bygge team med teamfølelse er noe klubben må se på. Et sentralt problem vil være å få satt sammen arbeidsgrupper som er representert i tidsrommet det er aktivitet.
Klubben bør vurdere:
- En gruppe for eiendom og vedlikehold – som lager planer og sørger for vedlikehold av eiendom. Svein har gjort en flott jobb tidligere – men han må ha medarbeidere i et team.
- I dag er Presidenten eneste «vert» – er det en tanke å lage et team som sammen med presidenten kan ta seg av «vertsrollen» – toastmasteren – som kan lage en god sosial ramme gjerne knyttet til programtema – og presidenten formelt begrenser seg til «presidentens orientering» – om han er tilstede – er han borte formidles den av visepresident eller verten.
- En gruppe med Egil som sentral tar seg av bibliotek og rastro.
- En gruppe fra bar og kjøkken til å koordinere og gjennomføre «fiestas».
- En egen gruppe for gjennomføring av sommeraktiviteten.
Komiteer/grupper bør ha et styremedlem som rapporterer til styret. I tillegg bør president i prinsippet være medlem og innkalles til alle møter.
Dette er tanker til diskusjon.
VEDTAK:
Saken behandles på neste styremøte, der styrets medlemmer bes komme ed konkrete forslag som kan distribueres av presidenten ved innkalling.
SAK 10 ANNET
Neste styremøte berammes til mandag 5. november klokken 15 i klubbens lokaler.
Nytt medlemsbevis ble presentert og godkjendt
Klubben må øke sitt strømabonnement.
Else May tar sammen med Kurt og Liisa ansvar for bevertning på Hagefesten.
Alle saker ble enstemmig vedtatt.
Einar Spang, Else May Johansen, Anders Forsberg, Kurt Østberg og Liisa Østberg