SAMMENFATTENDE STYREREFERAT
FOR PERIODEN 1. FEBRUAR TIL 20. MARS
CLUB ESCANDINAVO PUERTO DE LA CRUZ

På grunn av problemer med å få rutiner med referater på plass legges det for styremøtet 19. mars frem et sammenfattende referat for perioden.

Det har vært holdt fire styremøter.

Styret har ut over rutinemessig arbeidsfordelinng, programfastsettelse og drift fattet følgende vedtak:

1. Presidentens notat om klubbens virksomhet legges til grunn for arbeidet fremover. Notatet vedlegges protokollen.
2. Digital satsing/informasjon markedsføring. Det vises til notat i sak 1. Det er vedtatt å be Egil Eikvil ta seg av klubbens offisielle webside, og i tillegg bruke gruppen som presidenten har etablert og driver sammen med Anders Leopold og Bjørn Nilsen som primær distributør av informasjon – sammen med Klubb Nytt via E-post. Klubben har ikke juridisk ansvar for Facebook-gruppen. Formelt er den opprettet av medlemmer for å være et forum primært mellom medlemmer av Club Escandinavo. En forutsetning for samarbeidet med klubben er at gruppen redigeres etter prinsipper som klubbens styre finner tjenlig. Finn Kaare har utarbeidet et notat om dette som er videreformidlet til administratorene av gruppen – som finner prinsippene i notatet samsvarende med egne etiske retningslinjer.
3. Personvern. Klubben har vedtatt at bilder fra aktiviteter i klubbens regi er viktig i markedsføring, informasjon og lojalitetsbygging. Klubbens medlemmer informeres om at de gir beskjed til fotografer dersom de har noe imot at deres ansikt kan identifiseres på foto/video som kan bli lagt ut på nettet eller brukt i annen informasjonssammenheng. Slike ønsker skal det tas hensyn til.
4. Kjøkkenet. På bakgrunn av henvendelse fra dem som har kjøkkenavtalen, der de sa at det var umulig å etterleve avtale om husleiebidrag fra serveringen, grunnet prisstigning og erfaring fra høsten med deltakelse på antall som ligger vesentlig under minimum på 20 som avtalen forutsetter. Det er derfor besluttet en prøveordning der fast bidrag erstattesmed at prisen økes med 1 Euro – per deltaker. Denne går direkte til klubben sammen med 2 Euro ekstra for gjester. Avtalen er muntlig, og den skriftlige avtalen forutsettes revidert av kasserer til neste sesong.
5. Kontingent. Klubben har et ønske om så tidlig som å få en oversikt over hvem som er helårsmedlemmer. Dette ut fra hensynet til forsvarlig økonomistyring. Alle medlemmer som man har E-post-adresse til vil bli oppfordret om å innbetale kontingenten på 40 Euro innen 1. november for perioden 15. oktober 2018 til 14. oktober 2019. Betaling skjer valgfritt i klubben eller via bank. De som ikke har anledning til å betale innen 1. november bes gi melding om de vil fortsatt være medlem, og kan gis betalingsutsettelse til de kommer til klubben.
6. Barpriser. Bartender anmodet om å kunne heve barprisene. Styret har valgt å ikke gjøre det foreløpig, men heller be om at bidrag kan økes ved å gå ned til standard restaurantmål i glassene.
7. Revisoranmerkninger. Revisorene hadde spørsmål vdr. Kontingent og kjøkkenavtale. Se vedlagte notat, som vedlegge protokollen, fra presidenten . Styret sluttet seg til presidentens vurderinger og svar i samsvar ved behandling som nevnt i punkt 4 og 5 i dette referat.
8. Sparetiltak: Styret har besluttet å ikke gi styremedlemmer kontingentfritak, stoppe telefon/internettabonnement, ikke avholde lunsj for styret/aktivitetsledere og erstatte høstens oppstartfest med et rimeligere opplegg.
9. Øke inntekter: Aktiv medlemsverving har gitt gode resultater og større deltakelse på klubbarrangementer. Dette gir også økt baromsetning. Lotterier gjennomføres siste torsdag i måneden. Det skal utarbeides en plan for å se om det er mulig å få sponsorinntekter fra høsten. Bjørn Nilsen har forært 24 klubbkalendre som selges for 15 euro stykke. Sune Øverhagen har spandert lottogevinst og Erik Meyn har gitt baren to liter akevitt til sildefesten. Sildefesten ga et økonomisk resultat på tett opp under 500 Euro – takket være malergruppens bidrag med malerier som lotterigevinster. For øvrig vedlegges kassererens siste oversikt over økonomi.
10. Klubben har avholdt jubileumsmiddag for 45 år den 6. mars. Jubileumskomiteen bestod av Barbro Jørgensen, Wenche Albriktsen og Birgitta Karlsson. Arrangementet hadde 56 påmeldte deltakere og ble prikkfritt gjennomført med et økonomisk bidrag til klubben.

Alle vedtak i styret har vært enstemmige.

Undertegnet av: Einar Spang, Kurt Østby, Liisa Østby, Sune Øverhagen, Bitgitta Karlsson, Anders Forsberg